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商务邮件编写技巧
发表时间:2019/1/7 16:11:25

邮件群发与邮件主题填写

编写邮件时,一定要注意邮件主题和邮件内容,很多邮件服务器为过滤垃圾邮件设置了垃圾字词过滤,如果邮件主题和邮件内容中包含有如:大量、宣传、赚钱...等字词,服务器将会过滤掉该邮件,致使邮件不能发送到用户的邮箱里。因此在书写邮件主题和内容时应尽量避开你认为的有垃圾字词嫌疑的文字和词语,才能顺利群发邮件。另外标题尽量不要太商业化,内容也不宜过多(尽量小于7k),如果一看就是推销邮件,效果就不会太好有可能直接删除,而内容过多就会使阅读者不耐烦甚至根本不看。

主题是收件人首先可以看到的,如果主题富有吸引力,而且新颖、可以激发兴趣, 才能促使他们打开你的电子邮件。这一点非常重要,应倍加关注。

使用纯文本格式文章

邮件尽量使用纯文本格式,使用标题和副标题,不要滥用多种字体,尽量使电子邮件简单明了,易于浏览和阅读。我们日常收发的邮件,普通的文本邮件完全能够满足需要,没有必要使用HTML邮件,如果没有特殊的图像、表格或按钮等其它原因,应当尽可能发送文本邮件。

另外采用纯文本编写的邮件经编码后产生的邮件较小,不容易出错,而且极少数发信服务器为了安全性考虑,设置了一些过滤器,不支持HTML格式的邮件。

邮件格式

文档留有足够的边距,把每行限制在 64 个字符或更少些。首先传递最重要的信息,主要的信息和你的诉求重点应安排在第一屏可以看到的范围内。


邮件越短越好

在使用传统营销手段时,有的推销文章越长越有说服力,电子邮件则不同。这是因为电子邮件信息的处理方法不同于印刷资料,尤其是当你有一大堆邮件需要整理时。必须了解这一新兴媒体的特点,尽量节约收件人的上网时间。内容要言之有物:客户时间宝贵,所以信件要言之有物,让客户觉得读后没有白看之叹。

检查邮件

在Email中,在语法、拼写、句子结构和标点方面出现错误肯定是不礼貌的。那是因为收件人将很难阅读和理解邮件内容。如果内容潦草且未编排好,他或她可能理解成相反的意思。

缩写可能被认为是“聪明的”,但看到一连串使用第一个字母和缩写词的文字会使眼睛感到混乱,它打乱了思维的正常节奏并使对内容的理解变得更慢和更困难。这种做法无异于给英语画蛇添足,尤其当人们用词的第一个字母和缩写词说话的时候,人们往往不知所云。

Email应该在内容上有一个收件人的名字,就像在一封信里一样。一些人使用一串不可理解的字和数字作为Email地址。当他们的Email没有签名的时候,收件人不得不浪费很多时间去弄清究竟是谁给他或她写了信。

在发送之前要检查邮件,首先从主题开始,检查标题、正文、布局、直到签名之后又附加的信息。一封成功的电子邮件总是要经过检查的,这是必须的步骤。

英文商务电子邮件实用技巧

写商务邮件往往要比口语简单:你不必担心发音,并且你可以慢慢的修改你的信件内容。但是写的时候却需要记得几项规则。这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。

1. Use the Right Greeting:尽管用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题,但是最好不要用这种方式来给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面,使用非常正式的传统开场白"Dear Sir" 也已经越来越过时了。最好是写"Dear Mr. / Ms." 然后那个人的姓。如果你们一起工作的话,那就写他们的名字也没有关系。(例如"Dear John")。

2. Keep it Short and Clear:其他种类的语言可能需要用精美的词汇和复杂的句法来显示你的聪明才智和教育,而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的并条理清晰,每一段都有中心句。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你将表述一个新的观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用象"If you have any other questions please feel free to contact me,"这样的短语来结束邮件,这样一来让读者有更多的机会询问更多的信息。

3. Be polite and tactful:在你写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容, 到底是邮寄鞋子的费用折扣还是一次工作面试,最好不要用象 "I want."的词表示要求,"I would like"显得更尊重对方,并且"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好选择。

4. 电子邮件正确结尾: "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。

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